會議和座談：會議是加強組織建設，強化成員期望，促進對項目目標的投入的有效工具和手段。為了使會議有效，會前必須確定會議的目的、與會人員和議程，并且把會議目的和議程和資料分發(fā)給每位與會人員；會議期間，必須按時召開會議，指定會議記錄人員，會議主持人應該督促而不是支配會議，會議內容應該及時并盡可能記錄下來，在會議或者面談中應該使用筆記本電腦，指定一個打字熟練的人把所有的討論記錄下來，記錄的同時還要做一定的整理，另一種辦法就是采用錄音的方式，會議參與者全心投入到會議中，而事后通過錄音整理。如果不這樣做，那么你結束會議的時候就會發(fā)現(xiàn)，所有的討論只剩下一個模糊的印象，需求對你來說仍然是一件遙遠的事情，會議結束前總結會議成果并文檔化，請參與討論的用戶對記下的內容評論并更正，控制會見進度和討論范圍按時結束會議；會后，公布會議結合，要安排人員對項目決定和安排進行跟進。

    第一次用戶和開發(fā)人員的會面就像兩個陌生人的第一次見面一樣，大家都不知道說什么，問什么，都擔心他們說的或做的帶來分歧，他們都在想自己要得到的東西也就是不同的期望，同時他們都希望同一件事件就是項目的成功。下面建議的問題列表能夠幫助會議組織者有的放矢：

    第一階段：從自由的問題開始，得到一些基本的了解，比如要解決的是什么問題，需要解決方案的人，以及解決方案希望達到的效果。

    1、誰是問題的提出者或者是解決方案的受益者？

    2、誰將使用這個解決方案？

    3、成功的解決方案能夠得到哪些經濟上的利益（不要涉及到用戶的商業(yè)秘密）？

    4、是否有或者需要另一種解決方案？

    第二階段：得到問題的更好理解和用戶表達的想法

    1、解決方案定位與解決哪些問題？

    2、成功的解決方案將產生什么樣的輸出？

    3、解決方案將在什么樣的環(huán)境下使用？

    4、有什么特殊的性能要求或者約束影響了解決方案？

    第三階段：關注于會議的效果

    1、你認為是否有更適合的人回答這些問題？

    2、是否會議的時間太長，問題太多？

    3、其他人是否能提供別的信息？

    4、是否我們還有其他的問題沒有問到？